Ни одна компания, где сотрудники работают посменно, не застрахована от путаницы в графиках. Кто-то не вышел, кто-то поменялся сменой, а кадровик пытается вручную внести корректировки в Excel, чтобы бухгалтерия не переплатила. В результате — сбитые расчёты, ошибки в табеле и недовольные сотрудники.
Всё это решается в 1С:Зарплата и управление персоналом, если грамотно выстроить автоматизацию графиков работы.
Почему ручное планирование больше не работает
- Большой человеческий фактор. При десятках сотрудников и смен трудно учесть всех.
- Отсутствие оперативной информации. Руководители узнают о проблемах «задним числом».
- Ошибки в расчётах зарплаты. Неверно оформленные смены влияют на премии, надбавки и отпускные.
- Нет прозрачности. Работники не понимают, как формируется их график, и теряют доверие к системе.
Как это решает 1С ЗУП
1. Гибкая настройка графиков
В 1С можно создавать шаблоны графиков — пятидневка, сменный, скользящий, ночной, гибкий. Система позволяет задать продолжительность смен, перерывы, праздничные дни, нормы часов.
2. Автоматическое заполнение табеля
После утверждения графика табель рабочего времени заполняется автоматически. При этом 1С учитывает все отклонения — больничные, отпуска, прогулы, переработки.
3. Корректировки без ошибок
Если сотрудник поменялся сменой или вышел в выходной, это отражается документом «Корректировка учёта рабочего времени». Все изменения сохраняются в истории, и бухгалтерия получает достоверные данные для расчёта зарплаты.
4. План-фактный контроль
Система сравнивает запланированные смены с фактическим временем работы. Это помогает анализировать отклонения и оптимизировать расписание.
5. Визуальное представление
В 1С ЗУП есть календарный интерфейс: график можно просматривать в виде таблицы или цветовой сетки по дням. Руководителю удобно оценивать загрузку персонала.
Пример из практики
В сети аптек с 200 сотрудниками графики вели вручную. Каждый филиал отправлял Excel-файлы в головной офис, где их сводили вручную. На сверку уходило до трёх рабочих дней. После перехода на 1С ЗУП:
- все графики формируются централизованно;
- табель заполняется автоматически;
- руководители филиалов видят доступные смены в онлайн-режиме.
Экономия рабочего времени — более 50 часов в месяц, а количество ошибок при начислении зарплаты снизилось почти до нуля.
Дополнительные возможности
- Учёт ночных и сверхурочных. 1С автоматически рассчитывает надбавки и повышенные тарифы.
- Аналитика по отклонениям. Можно строить отчёты: кто чаще опаздывает, кто перерабатывает, какие участки недоукомплектованы.
- Интеграция с биометрией и СКУД. Система может получать фактические часы из терминалов доступа.
- Планирование отпусков. На основе графика можно прогнозировать дефицит персонала в пиковые периоды.
Ошибки, которых стоит избегать
- Создание одного шаблона на всех. Для разных подразделений нужно использовать разные графики.
- Отсутствие контроля отклонений. Без анализа переработок графики теряют смысл.
- Игнорирование интерфейса руководителей. Если только кадровик видит график, оперативность падает.
Вывод
Автоматизация графиков работы в 1С ЗУП избавляет от хаоса и делает управление персоналом предсказуемым. Система обеспечивает прозрачность, точность и контроль, а компания экономит время и повышает доверие сотрудников.