Расчёт отпускных — одна из самых частых и ответственных операций в кадровом учёте.
Ошибки здесь приводят к штрафам, претензиям сотрудников и лишней работе по пересчётам.
Чтобы этого избежать, важно не просто знать формулу расчёта, но и правильно использовать автоматизированные инструменты 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП).
Почему стоит считать отпускные в 1С, а не вручную
- Автоматическая формула.
1С учитывает все нормы Трудового кодекса и постановления Правительства №922. - Учёт всех выплат.
Программа анализирует выплаты за последние 12 месяцев, исключая больничные и командировки. - Автоматическое округление.
Ошибки округления исчезают, так как все расчёты выполняются по стандарту. - Корректный НДФЛ и страховые.
Система сразу отражает начисления в отчётах и регламентированной отчётности.
Как рассчитать отпускные в 1С
Шаг 1. Оформите документ «Отпуск»
Путь: Зарплата → Отпуска → Отпуск (создать).
Укажите:
- сотрудника;
- даты начала и окончания отпуска;
- вид отпуска (ежегодный, дополнительный, учебный и т. д.);
- период, за который он предоставляется.
После заполнения нажмите «Рассчитать» — система выполнит расчёт автоматически.
Шаг 2. Проверка среднего заработка
1С рассчитывает средний дневной заработок по формуле:
Среднедневной = Сумма выплат за 12 мес / 29,3 / 12
Из расчёта исключаются:
- периоды болезни;
- отпуска без сохранения зарплаты;
- простои и декретные.
Рассчитанное значение можно проверить во вкладке «Средний заработок».
Шаг 3. Проверка начисленных сумм
После расчёта в документе отображается итоговая сумма отпускных.
Если сотрудник имеет надбавки или сдельную оплату, 1С учтёт их автоматически (при правильно настроенных начислениях).
Особенности и тонкости
1. Перерасчёт отпускных
Если сотрудник заболел во время отпуска, создаётся документ «Изменение отпуска», и 1С пересчитает суммы с учётом больничного.
2. Отпуск с последующим увольнением
1С корректно рассчитает отпускные и компенсацию, автоматически удержит НДФЛ и сформирует данные для 6-НДФЛ.
3. Отпуск в середине месяца
Если сотрудник выходит в отпуск частично, программа пропорционально рассчитает зарплату за отработанные дни и отпускные — отдельно.
Как избежать ошибок
- Проверяйте кадровые документы.
Неверные периоды при приёме и переводах могут исказить средний заработок. - Следите за актуальностью видов начислений.
Убедитесь, что все премии, надбавки и доплаты имеют флаг «учитывать при расчёте среднего заработка». - Проверяйте настройки НДФЛ.
В карточке начисления должна быть установлена ставка и дата выплаты. - Не меняйте вручную итоговую сумму.
Любые корректировки лучше делать через документ «Корректировка начислений», чтобы сохранить прозрачность учёта.
Пример из практики
В торговой сети с 300 сотрудниками отпускные считались вручную в Excel.
Из-за ошибок в формулах и неверных исключений 8 сотрудников получили завышенные выплаты, 4 — заниженные.
После внедрения 1С ЗУП:
- расчёт отпускных занял 20 минут вместо 4 часов;
- ошибки исчезли полностью;
- бухгалтерия стала формировать платёжные ведомости напрямую из программы.
Полезные отчёты в 1С
- «Расчёт среднего заработка» — детализация всех выплат, учтённых при расчёте.
- «Начисления сотрудникам организаций» — сверка отпускных и зарплаты.
- «Справка по отпускным» — готовая форма для проверки налоговой и аудита.
Советы по внедрению
- Настройте график отпусков — программа автоматически предложит периоды для расчёта.
- Включите напоминания — чтобы бухгалтерия не пропускала даты выплат.
- Настройте разделение прав — HR оформляет отпуск, бухгалтер проверяет начисления.
- Используйте ЭДО для отправки заявлений и приказов в электронном виде.
Вывод
Автоматизация расчёта отпускных в 1С избавляет бухгалтерию от рутинных задач и ошибок, повышает прозрачность расчётов и защищает компанию от штрафов.
Правильно настроенная система 1С ЗУП превращает сложный процесс начисления отпусков в простую и надёжную операцию — одну кнопку «Рассчитать».