С 2020 года работодатели в России обязаны вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде. Электронная трудовая книжка (ЭТК) постепенно вытесняет бумажный формат, и компании должны не только соблюдать новые требования, но и сделать процесс максимально удобным для работников. Одним из инструментов, который упрощает переход на ЭТК, является 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП).
Зачем переходить на электронные трудовые книжки
ЭТК — это не просто цифровая замена бумажному документу. Для работодателя это снижение административной нагрузки и исключение риска потери или порчи документов. Для сотрудников — быстрый доступ к данным о своей трудовой истории через портал «Госуслуги» или напрямую в ПФР. Электронный формат упрощает оформление приёмов, переводов и увольнений, а также делает процесс хранения данных более безопасным.
Возможности 1С:ЗУП для ведения ЭТК
Программа 1С:ЗУП изначально учитывает требования законодательства. Она позволяет формировать отчёт СЗВ-ТД для передачи в Пенсионный фонд, хранить кадровые данные в актуальном виде и контролировать сроки подачи сведений. Система автоматически предлагает заполнить форму при внесении кадровых изменений: приём сотрудника на работу, перевод или увольнение.
Дополнительно в 1С:ЗУП можно вести как электронные, так и бумажные записи одновременно — это важно для компаний, которые проходят переходный период и должны учитывать выбор сотрудников. Напомним, каждый работник имел право до конца 2020 года определиться, оставлять бумажную трудовую книжку или переходить полностью в электронный формат.
Риски и как их избежать
Основная сложность при переходе связана не с программой, а с человеческим фактором. Ошибки в датах, должностях или структурных подразделениях могут привести к некорректной записи в ПФР. Чтобы избежать проблем, в 1С:ЗУП реализованы встроенные проверки и уведомления. Например, система предупредит, если по сотруднику не были отправлены сведения или если нарушен срок подачи отчёта.
Для бухгалтера или кадровика важно наладить процесс регулярной выгрузки и проверки данных. Хорошей практикой считается использование встроенных регламентных заданий, которые автоматически напоминают о необходимости подготовки форм.
Что получает работодатель и сотрудники
После перехода на ЭТК компания работает быстрее: оформление приёма на работу или перевода сокращается, отпадает необходимость хранить десятки папок с бумажными книжками. Сотрудники получают удобный доступ к информации о своей трудовой деятельности, а в случае потери бумажного документа данные не исчезают — они уже хранятся в базе ПФР.
Переход на электронные трудовые книжки — это важный шаг в цифровизации кадрового учёта. 1С:ЗУП делает этот процесс безопасным и прозрачным, автоматизируя формирование отчётности, снижая риск ошибок и обеспечивая работодателю соответствие законодательным требованиям. Для бизнеса это означает меньше бумажной рутины, а для сотрудников — надёжное хранение данных о профессиональной карьере.