Воинский учёт — обязательная обязанность всех организаций, установлена Постановлением Правительства РФ № 719 от 27.11.2006. Работодатель обязан вести персональный учёт граждан, подлежащих воинскому учёту, предоставлять сведения в военкоматы, хранить карточки П-18 и подавать ежегодную отчётность. Вести такой учёт вручную сложно, особенно при большой численности персонала. Программа 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) позволяет автоматизировать воинский учёт, формировать печатные формы и отчётность, а также получать напоминания о необходимых действиях. В этой статье расскажем, как правильно организовать воинский учёт в 1С:ЗУП, какие данные заполнять и какие отчёты использовать.
Что включает воинский учёт?
Воинскому учёту подлежат:
- все мужчины 18–60 лет и женщины с военно-учётной специальностью;
- призывники (от 18 до 30 лет, не проходившие службу);
- военнообязанные (состоящие в запасе);
- сотрудники с отсрочкой или ограничением по здоровью.
Работодатель обязан:
- Вести личные карточки;
- Указывать сведения о воинском учёте в трудовых документах;
- Сообщать в военкомат об увольнении, приёме и изменениях статуса военнообязанного;
- Обеспечивать явку сотрудников по повестке;
- Ежегодно подавать сведения по форме № 18.
Настройка воинского учёта в 1С:ЗУП
Для корректной работы воинского учёта в 1С необходимо включить соответствующую настройку:
- Перейдите в «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → «Настройка параметров учёта».
- Включите опцию «Вести воинский учёт».
- При необходимости настройте права пользователей для доступа к воинским данным.
После активации становится доступен раздел «Кадры» → «Воинский учёт».
Заполнение данных сотрудника
Воинский учёт ведётся в карточке сотрудника, в разделе «Кадровые данные» → «Воинский учёт». Указываются:
- Категория учёта: призывник, запас, не состоит на учёте и т.д.
- Воинское звание
- Состав (профиль)
- Код ВУС (военно-учётной специальности)
- Годность к военной службе (А, Б, В, Г, Д)
- Сведения о постановке на учёт: дата, военкомат, район
- Место хранения военного билета/приписного
Также указываются документы: военный билет, удостоверение, приписное свидетельство.
Важно: корректное заполнение этих данных позволяет формировать карточки П-18, отчёты и уведомления в военкомат.
Карточки П-18 и другие печатные формы
Сформировать карточки можно в разделе «Воинский учёт» → «Карточки П-18». Доступны как одиночная печать, так и массовая по списку сотрудников.
Также доступны:
- Журнал воинского учёта;
- Форма №18 (отчётность в военкомат);
- Список сотрудников, подлежащих вызову;
- Уведомления об изменении статуса.
Формы можно сохранить в PDF, распечатать или экспортировать в Excel.
Уведомления и отчётность
В системе предусмотрен автоматический контроль за изменениями, которые требуют уведомления военкомата:
- Приём на работу военнообязанного;
- Увольнение;
- Изменение категории учёта, адреса, фамилии и пр.;
- Достижение возраста 27 лет (перевод из призывников в запас).
Раздел «Воинский учёт» → «События учёта» показывает список всех таких изменений с возможностью сформировать печатные уведомления.
Также раз в год нужно подавать Форму №18, для чего используется документ «Сведения о гражданах, подлежащих воинскому учёту».
Контроль сроков и напоминания
1С:ЗУП позволяет отслеживать:
- срок хранения воинских документов;
- дату последнего обновления карточек;
- сотрудников без заполненных данных;
- тех, кто подлежит отправке уведомлений.
Все эти функции реализованы в виде отчётов и напоминаний, что снижает риск пропустить важные действия.
Интеграция с ЗУП КОРП и ERP
В версиях 1С:ЗУП КОРП и 1С:ERP воинский учёт также присутствует и интегрирован в кадровый и документооборот. Отличия:
- Поддержка расширенных ролей безопасности;
- Отчёты с детализацией по подразделениям;
- Более гибкие настройки согласования и контроля;
- Интеграция с внешними HR-сервисами.
Частые ошибки
- Не включена настройка воинского учёта — данные не сохраняются, формы недоступны.
- Отсутствуют документы — не указаны сведения о военном билете, нет даты постановки на учёт.
- Неверно выбрана категория — призывник вместо запаса, что влияет на отчётность.
- Не отправлены уведомления — система фиксирует событие, но оператор не сформировал письмо.
- Не ведётся журнал учёта — отсутствие подтверждающих документов при проверке.
Вывод
Воинский учёт в 1С:ЗУП — это не просто формальность, а юридическая обязанность работодателя. Программа позволяет вести учёт в полном соответствии с законодательством: хранить данные, отслеживать изменения, формировать отчётность и уведомления. Главное — корректно настроить систему, заполнить данные сотрудников и регулярно использовать встроенные отчёты и напоминания. Это избавит от ручного труда, снизит риск ошибок и обеспечит готовность к любой проверке со стороны военкоматов.